| ¿Cómo
respaldo las bases de datos?
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Es tan simple como
copiar los archivos, esto puede hacerlo simplemente copiando
los archivos MDB's que contenga
la carpeta donde tiene sus base de datos almacenadas. En sistemas
que no están en red normalmente esta carpeta es la misma
donde esta instalado el sistema, en caso de trabajar en red,
se encuentran donde estan la maquina que sirve como principal
o servidora. En caso de tener archivos de imagenes u otros
relevantes, le aconsejamos respaldarlos de la misma manera.
El medio de respaldo pueden ser diskettes (cuando no tienen
un gran tamaño, aunque si usa este medio le recomendamos
sacar varias copias del mismo medio ya que frecuentemente se
dañan), CD, CD Reescribibles (uno de los más
recomendables), ZIP o JAZZ (uno de los más recomendables).
La
frecuencia recomendada es la más repetitiva posible,
idealmente diario ya que en caso de perdida de información
lo más que podrá perder es 1 día. Es
recomendable alternar los medios. Por ejemplo si va a utilizar
un ZIP utilizar uno para Lunes, Miercoles y Viernes, y un
2do para Martes, Jueves y Sábado.
Comunmente
nuestros sistemas generan una carpeta dentro de la carpeta
que guarda las
bases de datos. Esta carpeta
interna tiene el nombre de Respaldo. Esta carpeta guarda
la información de la última ocasión
en la que cualquier usuario salio exitosamente del sistema
y al recibir la pregunta de "Desea generar respaldo
de información" contesto afirmativamente. El
porque de esta carpeta tiene la lógica de poder sólo
respaldar los casos exitosos. Si a media ejecución
se daña la base de datos no se generaría un
respaldo dañado y el respaldo almacenado en la carpeta
interna mantendría el último exitoso.
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| ¿Cómo
reparar una base de datos?
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Este proceso es especialmente útil para "arreglar" bases
de datos dañadas. Esto puede ocurrir por un apagón
repentino de energía, una salida inadecuada de Windows
con el sistema encendido, etc.
Hay 2 alternativas para reparar
una Base de Datos:
1) Usando EXPIMP.exe, herramienta
desarrollada por Inter-Acción
(IAC). Esta aplicación la encuentra en la carpeta
donde estan instaladas las bases de datos del sistema correspondiente.
Ejecutela. Deberá oprimir el botón que dice "Reparar
BD". Automáticamente saldrá una ventana
donde deberá elegir el nombre de la base de datos
a reparar. Después de elegirla quedará reparada. 2) Usando Datamgr.exe (Data Manager),
herramienta de Microsoft. Esta aplicación la encuentra
en la carpeta donde estan instaladas las bases de datos
del sistema correspondiente.
Ejecutela. Deberá ir al menu "File" y seleccionar
la opción de "Repair Database...". Automáticamente
saldrá una ventana donde deberá elegir el nombre
de la base de datos a reparar. Después de elegirla
quedará reparada.
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| ¿Cómo
compactar una base de datos?
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| Al compactar se consigue eliminar
espacios no utilizados en sus bases de datos, evitando desperdicios.
Por tanto la base de datos compactada ocupa menos especio técnicamente
hablando y por tanto es más rápida. Hay
2 alternativas,
la realización de este proceso mediante Datamgr requiere
algunos pasos adicionales para compactar que los requeridos
por EXPIMP, pero hay cuestiones en las que uno es más
poderoso que el otro y en otras sucede alrevés.:
1) Usando EXPIMP.exe, herramienta desarrollada por Inter-Acción
(IAC). Esta aplicación la encuentra en la carpeta
donde estan instaladas las bases de datos del sistema correspondiente.
Ejecutela. Deberá oprimir el botón que dice "Compactar
BD". Automáticamente saldrá una ventana
donde deberá elegir el nombre de la base de datos
a compactar. Después de elegirla quedará compactada. 2) Usando Datamgr.exe (Data Manager), herramienta de Microsoft.
Esta aplicación la encuentra en la carpeta donde estan
instaladas las bases de datos del sistema correspondiente.
Ejecutela. Deberá ir al menu "File" y seleccionar
la opción de "Compact Database...". Automáticamente
saldrá una ventana donde deberá elegir el nombre
de la base de datos a compactar. Inmediatamente se abriá otra
ventana preguntando el nombre a asignar a la base de datos
que resulte del proceso de compactación. Lo que debera
hacr es borrar la base de datos original y a la nueva renombrarla
con el nombre de la original. Otra opción pudo haber
sido que antes e correr el proceso, haber renombrado la original
y al correr el proceso darle el nombre original al archivo
final, finalmente habrá que borrar la base de datos
que no tiene el nombre adecuado.
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| ¿Que
sistema operativo es suficiente?
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Por el momento Windows 3.1 o 3.11
(para red), pero es altamente recomendable Windows 95 o superior.
Si se va a trabajar en
red no requiere un servidor dedicado para un pequeño
número de usuarios. Si el número de usuarios
es superior a 10 aproximadamente o tienen mucha carga de trabajo,
le recomendamos una computadora independiente que trabaje como
servidor.
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| ¿Qué versión
de base de datos se utiliza?
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Si usa nuestros sistemas de versión 16 bits, es Access
1.1, por ser muy ligera flexible funcionando en equipos desde
muy pequeños en adelante , no necesariamente recientes.
Si utiliza versioes de nuestros sistemas de 32 bits Access
97. En algún tiempo todos serán cambiados a 32
bits.
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| ¿Es
recomendable abrir alguna base de datos del sistema?
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NOOOOOOOOOO!!!!!! Al menos de que
se considere un experto no lo recomendamos esto puede traerle
consecuencias como descuadrar
toda la información o simplemente echar todo aperder.
Si saca un respaldo de una base de datos que tienen errores
por haberse manipulado, entonces el respaldo también
estaria equivocado. Si requiere entrar a las bases de datos
le recomendamos lo haga bajo nuestra supervisión o pida
una visita en sus oficinas.
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| Si
obtiene un mensaje de error de: "Incorrect Database
Version or Isn't a Microsoft Access Database"
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Esto puede pasar porque se haya
cambiado su version de Access, esto puede pasar porque otra
aplicación la modifico,
ejemplo: un antivirus. La más frecuente es por abrir
alguna base de datos en una versión superior principalmente.
Cuando esto sucede, Access aclara que si se quiere abrir de
sólo lectura (Read Only) o si desea convertirla. Si
se convierte quedará en un formato que no puede ser
leido por el sistema.
Para
solucionar este problema puede checar los atributos del archivo
y verificar estén como archivo (Archive)
y no como escondido (Hidden). En caso de estar corecto y
seguir con el problema trate de reparar y compactar utilizando
las diferentes alternativas proporcionadas. En caso de no
corregirse la solución más rápida es
reinstalar su último respaldo.
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| Si
obtiene un mensaje de error de: "Verifique Login y Password"
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Es común que el usuario este seguro de su contraseña
(password), pero hay que tomar en cuenta que el password detecta
diferencias entre MAYUSCULAS y minúsculas. Si no recuerda
como lo dio de alta intente de varias maneras para saberlo.
Lo más probable es que todo este en MAYUSCULAS o todo
en minúsculas. En realidad para la contraseña
(password) "hola", lo más probable es HOLA
u hola, sin embargo pudieran existir opciones como Hola, hOla,
hoLa, holA, HOla, HOLa, etc. Verifique también que no
se hayan utilizado espacios de más o de menos.
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| Si
obtiene un mensaje de error de: "Object Variable Not
Set"
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Esto quiere
decir que no pudo realizar algunas operaciones sobre la base
de datos. Se puede deber a 2 razones principalmente.
La primer es que este dañada alguna base de datos, vea
la seccion de como reparar bases de datos contenida en este
documento y siga las instrucciones para TODAS las bases de
datos correspondientes al sistema. La segunda opción
es que haga falta algun campo. En los sistemas recientes debe
ir al menu de utilerías y usar la opción de "Actualizar
Base de Datos" verá un pantalla donde debe oprimir
el boton de la palomilla (CheckMark) al terminar el proceso
le pedimos vuelva por segunda ocasión a oprimir el mismo
botón. Debe haber corregido su problema.
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| Mensaje
de "Las Bases
de Datos no se Abrieron", o No puedo entrar al sistema. |
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Puede haber una base
de datos dañada corrijala siguiendo las instrucciones
dadas para ese punto dentro de este documento. |
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Si esta trabajando en ambiente
de red, verifique que su maquina este enlazada a la red
y que el disco donde residen las bases de datos pueda accederse.
Es común que por algún detalle al encender
su equipo, este no se conecte a la red y por consecuencia
al equipo donde están las bases de datos del sistema.
Si detecta un problema en este chequeo repórtelo
con quien instalo su red. |
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Si tiene otras aplicaciones abiertas
intente cerrarlas y reintente. Es probable que por estar
muy saturado, no se puedan abrir las bases de datos. |
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La ruta donde se encuentra configurado
el sistema no es la correcta o se cambio de carpeta. |
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Puede ser que si esta trabajando
en red, no tenga acceso al equipo servidor o a la carpeta
correspondiente, indique al responsable que le de acceso
a ella. |
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Una persona con conocimientos
técnicos debe veificar si su equipo tiene dado de
alta en el "autoexec.bat" los comandos de "share" y
verifíquelos. En caso de no tenerlos de este modo
delos de alta. Finalmente debe quedar una linea así:
C:\DOS \ share.exe /L:500 /F:5100 (Sustituya la ruta C:\DOS
por la ruta donde se encuentra el archivo share.exe). |
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Como última opción
se deberá salir del sistema y reinstalar las librerías
para el manejo de las bases de datos. Esto se consigue
ejecutando el programa de BASE correspondiente (16bits
o 32bits) el cual puede encontrar en la forma de evaluación
que aparece en la parte izquierda.
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| Mensaje
de Bitácora
llena |
| Primero que
nada hay que recordar que es la Bitacora, esta tiene la función registrar
todo lo que ha sucedido en el sistema. Por ejemplo: quien vio
una determinada información, quien grabo, quien modifico,
etc. Para esto se registra el usuario que lo realizó,
la fecha y hora. Todo esto se va almacenando y llega un punto
en el que dicha información ocupa 1MB, en ese momento
el sistema lo detecta y pide generar un respaldo ya que el
tamaño es todavía muy manejable. Para eliminar
este problema debera seguir los siguientes pasos:
1) Algun usuario registrado en el sistema como SUPERVISOR
debe entrar al sistema al módulo de usuario y oprimir
el botón de ELIMINAR BITACORA. 2) Requiere que nadie este usando la base de datos para
poder hacer. Para ello deberán salir del sistema todos
los usuarios que esten dentro, debera tratar de ingresar
de nuevo. y el sistema habrá hecho lo conveniente
para detectar que se ha limpiado la bitácora. * En versiones anteriores de algunos de nuestros sistema,
este procedimiento requiere pasos adicionales. Adicional
al paso 2, antes de tratar de reingresar al sistema debe
utilizar nuestra herramienta EXPIMP (Contenido en la BASE
correspondiente que descargo desde la forma que sirve para
descargar sistemas de evaluación.) y oprimir el boton
de "Compactar BD", ahora si debe reingresar al
sistema.
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| ¿Para qué es
cada archivo que tengo instalado en mi sistema? |
| DLL's, .VBX's, .OCX's,
son archivos que utilizan librerías de codificación y herramientas
entre el sistema y Windows, a groso modo. Las tiene tanto la
máquina cliente como la servidora.
.MDB's son las bases de datos del sistema, en ellas esta
la información almacenada. Las tiene SOLO la máquina
servidora. .LDB's son archivos de apoyo, utilizados en las consultas
e indices para las bases de datos. Las tiene SOLO la máquina
servidora. .BMP's, .GIF's, .JPG's: son archivos de imagenes y gráficos.
Las tiene SOLO la máquina servidora. .INI's: son achivos de configuración del sistema.
La tiene máquina cliente. .IAC's: son archivos de liga a otros programas. Pueden tenerlos
la máquina cliente o la servidora o ambas. .WRI, .DOC: son archivos de documentación, por ejemplo
manuales, escritos, etc. Pueden tenerlos la máquina
cliente o la servidora o ambas. .XLS, .HTM: son archivos que seguramente fueron generados
al exportar información en formato de hoja de cálculo
separada por Tabs o página de internet respectivamente.
La tiene máquina cliente. Segiac.exe: verifica que internamente todo este correcto.
Pueden tenerlos la máquina cliente o la servidora
o ambas. Setcon.exe: mediante este programa nos pide licencias auténticas.
Pueden tenerlos la máquina cliente o la servidora
o ambas. Actiac.exe: verifica las versiones instaladas de sus sistemas
para ver si en el servidor no hay copias más nuevas.
Las tiene SOLO la máquina servidora. Hay otros archivos que son propiamente de cada sistema y
en cada uno varía.
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| El
sistema pone comas (,) en lugar de puntos (.) o viceversa,
en las cantidades numéricas. |
Su computadora no esta correctamente
configurada para la forma de trabajo de su país. Debe
de ir a las configuraciones regionales, Que se encuentran en
el panel de Control. En ellas se pregunta que caracter utilizar
para separar las cantidades en base a los miles y como separar
los decimales.
|
| El
teclado escribe letras diferentes a las impresas en él. |
Su computadora no esta correctamente
configurada para trabajar con el lenguaje de su teclado. Vaya
al panel de control y seleccione teclado. En el podrá indicar
el formato de su teclado.
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| Al oprimir
algún botón con título "Hoy" me
da fecha u hora incorrectas. |
No se tiene ajustada la fecha u hora
en su computadora. Es común que conforme pasa el tiempo
la pila de la computadora tiende a ir retrasándose.
Ajuste los datos correctos y si se retrasa nuevamente pida
ayuda para que le cambien la pila.
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